Audit během oběda

Tohle slovní spojení jsem v posledních týdnech slyšel tolikrát, že o tom prostě musím napsat.

Krizové roky a audity

Rozhodně to neznamená, že auditována bude ta restaurace, kde se obědvá a jídlo, které tam uvařili. Znamená to, že pan ředitel firmy, ve které se má konat audit - třeba podle normy ISO 9001 - přijde do sjednané restaurace se svým manažerem kvality a možná dalšími členy vedení a setkají se tam s jedním nebo dvěma auditory a případně i s poradci. Dobře se najedí, popovídají si o všem možném a při kávě si navzájem předají a podepíší smlouvy, protokoly, faktury. Manažer kvality nebo poradci ještě nadiktují dva tři nedostatky, aby bylo vidět, že se opravdu auditovalo, a všichni zúčastnění se mohou rozjet do svých mateřských firem nebo domovů.

Všichni by mohli být spokojeni. Ušetřili spoustu času a nervů, firma má i nadále certifikát, auditoři peníze a příslib spolupráce do budoucna, poradci totéž. Není to zrovna etické, ale v tomto článečku se pokusím od etiky zcela oprostit. Proč se tenhle trend objevuje tak hromadně právě v této době?

V řadě firem se audity opakují již pět, deset nebo patnáct let a v posledních letech podle stejného scénáře. Firmy vědí, co chce auditor, auditor ví, co mu firma předvede a všichni z toho jsou už trochu unaveni. A bohužel - téměř nic nového nepřinesla dlouhá léta očekávaná revize normy ISO 9001 z roku 2008 (a že mohla přinést!).
V období hospodářské krize více je než kdy jindy cenný čas firemních manažerů. Představa, že ředitel nebo jiný vedoucí místo tráví hledání nových trhů a nových příležitostí tři dny hrabáním se v záznamech o kvalitě, jestli náhodou někde nechybí podpis, je dnes rovna špatnému vtipu.
Proč se mají firmy i několik dnů složitě převádět a proč se mají nechat zdržovat v práci, když každý (podnikatelé, auditoři i poradci) vědí, že řada jiných firem, které nemají zavedeny základní prvky normy ISO 9001, se holedbají certifikáty a v podstatě se všem smějí.
Všichni také vědí, že je iluzorní úplná nezávislost auditorů na auditovaných firmách. Vždyť firma si službu kupuje za své stále obtížněji vydělávané peníze a umožňuje tak i certifikačnímu orgánu přežít. To se projevuje v poslední době úvahami manažerů, že pokud to budou auditoři s prověřováním přehánět, přejde firma k jinému certifikačnímu orgánu s vyšší mírou pochopení.

Co s tím? Můj - opravdu jen můj, nikoli firemní - osobní názor je následující:

V těžkém období si poctivé firmy zaslouží jakýsi oddech a ne zcela tradičně pojatý audit může být takovým oddechem.
Rozbít úplně pravidla hry není dobré - nejen pro zúčastněné, ale i pro zaměstnance firem, kteří vidí a uvědomují si více, než se mnohdy manažeři domýšlejí.

Jak by tedy měli postupovat manažeři firem, poradci a auditoři?

Postoj manažerů firem

Manažeři by o záměru co nejúspornějšího auditu měli včas informovat vedoucího auditora. Měli by mu stručně a jasně vysvětlit důvody - např. úspora času vedení firmy, nedráždění zaměstnanců, kteří nevědí co dřív a dělají za menší platy atd. Asi by tedy neměli trvat na pouhém "auditu během oběda".

Postoj poradců

Poradci jsou v obtížném postavení, jsou tak trochu mezi dvěma mlýnskými kameny. Měli by umět manažerům vysvětlit, že "audit během oběda" není to nejrozumnější řešení a při vzájemné důvěře by mohli spolupracovat s auditory při stanovení netradičního úsporného plánu auditu. Také by měli být schopni auditorům vysvětlit relativně nezávisle situaci ve firmě a přispět k řešením, které zaberou méně času a zaneprázdní méně zaměstnanců.

Postoj auditorů

Auditoři by si měli uvědomit, že řídit firmu a zajistit jí prosperitu je v období krize velmi těžký úkol a měli by se zaměřit pouze na to nejpodstatnější. To by pravděpodobně mělo být následující:

Dodržení právních norem - to je jistě užitečná služba i pro firmu v krizi, protože kdyby měla za nedostatku financí platit státu ještě pokuty, byla by to tragédie. Výhoda: Většinou postačí účast malého počtu lidí, kteří se navíc nepodílejí na hlavním byznysu, např. jde o bezpečnostního a požárního technika, ekologa, revizní techniky atd.
Obhlídka provozů - Je užitečná pro obě strany. Snáze se odhalí fakt, že při snižování počtu zaměstnanců, popř. jejich větším vytížení, se zanedbaly nějaké důležité činnosti, bezpečnostní pravidla apod. A auditor má jistotu, že nenastane problém se zanedbáním vážného problému, jak se ukázalo třeba při mediálně známém případu skladování tun nebezpečných chemikálií nehorázně riskantním způsobem, o kterém certifikační orgán nevěděl, protože se tři roky do firmy prostě vůbec nedostavil a přitom certifikát stále platil! Výhoda: Obhlídka provozů může odstranit neblahé následky tzv. provozní slepoty.
Studium dokumentů - Provoz firmy se dá ze záznamů poznat často lépe, než z ústních informací zaměstnanců. Výhoda: Nezatěžuje příliš manažery ani zaměstnance.
Vynechání nepodstatných částí prověrek - Výhoda: nejde ani tak o časovou úsporu, ale o "nedráždění" zaměstnanců, které může spustit lavinu problémů.

Nezapomínat, že i když mají certifikační orgány své tabulky s člověkodny podle velikosti organizace atd., jsou tam i určité možnosti snížení počtu hodin, náhrada části auditu na místě studiem dokumentace atd. Auditoři žádosti na toto téma neradi slyší, ale na druhé straně si musí uvědomit, že přijít o zákazníka vůbec je i pro ně mnohem horší než vydělat v jednou nebo dvou letech o 20 - 30 % méně.

Závěr

Manažeři, zaměstnanci, auditoři i poradci - přežijte to, snad bude líp!

Publikován 25. ledna 2010 | Zařazen do Postřehy

Sekce pro partnery

Články

Nejnovější